THƯ MỜI BÁO GIÁ
Kính gửi: Các đơn vị cung cấp dịch vụ Cho thuê phần mềm Quản lý kho
Nhà xuất bản Kim Đồng xin gửi Quý Công ty lời cảm ơn và lời chào trân trọng!
Hiện nay Nhà xuất bản chúng tôi đang có kế hoạch đầu tư mua sắm Phần mềm Quản lý kho nhằm phục vụ công tác quản lý Hệ thống kho sách đang sử dụng.
Nếu quý Công ty quan tâm, chúng tôi kính mời quý Công ty tham gia báo giá, chi tiết cụ thể như sau:
I. Thông tin của đơn vị yêu cầu báo giá
1. Đơn vị yêu cầu báo giá: Nhà xuất bản Kim Đồng: Số 55, đường Quang Trung, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
2. Thông tin liên hệ của người chịu trách nhiệm tiếp nhận báo giá: Ông Trương Việt Anh – Điện thoại: 0913555451 - Văn Phòng – Nhà xuất bản Kim Đồng.
3. Cách thức tiếp nhận báo giá: Gửi báo giá theo đường bưu điện hoặc trực tiếp theo địa chỉ: Văn phòng - Nhà xuất bản Kim Đồng: Số 55,Quang Trung, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
Người nhận báo giá trực tiếp: Ông Trương Việt Anh - ĐT: 0913555451
4. Thời hạn tiếp nhận báo giá: Từ 08 giờ 30 ngày 20 tháng 03 năm 2025 đến trước 14 giờ 00' ngày 30 tháng 03 năm 2025.
Các báo giá nhận được sau thời điểm nêu trên sẽ không được xem xét.
5. Thời hạn có hiệu lực của báo giá: Tối thiểu 90 ngày, kể từ ngày báo giá.
II. Nội dung yêu cầu báo giá
1. Danh mục dịch vụ: Cho thuê Phần mềm quản lý kho tại Nhà xuất bản Kim Đồng.
(Phần mềm / Cơ sở dữ liệu và yêu cầu tính năng kỹ thuật cơ bản hoặc tương đương về chức năng, tiện ích chi tiết tại phụ lục kèm theo. Các đơn vị vui lòng chào giá theo đúng nội dung và có tài liệu giới thiệu tóm tắt về phần mềm/ cơ sở dữ liệu báo giá. Giá phần mềm/ cơ sở dữ liệu là giá đã bao gồm các loại thuế, phí, lệ phí, chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ, bảo hành bảo trì và các chi phí khác)
2. Địa điểm thực hiện cung cấp dịch vụ: Nhà xuất bản Kim Đồng, 55 Quang Trung, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội.
3. Thời gian thực hiện: 1 năm (12 tháng) kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
4. Hồ sơ báo giá gồm:
- Hồ sơ năng lực, các tài liệu chứng minh đủ điều kiện cung cấp phần mềm theo quy định.
- Báo giá được ký, đóng dấu người có thẩm quyền và đóng dấu giáp lai (trong trường hợp báo giá có nhiều trang); và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác, thông tin phù hợp không vi phạm tính cạnh tranh về giá theo quy định hiện hành.
- Báo giá tách rõ 2 phần:
+ Chi phí chỉnh sửa phần mềm theo đặc thù.
+ Chi phí cho thuê phần mềm trong 1 năm.
- Phiên bản dùng thử (Phần mềm Demo)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cấp có thẩm quyền cấp, đang có hiệu lực.
Nhà xuất bản Kim Đồng trân trọng kính mời các đơn vị có chức năng, năng lực quan tâm gửi báo giá và các tài liệu liên quan.
Trân trọng thông báo.
PHỤ LỤC YÊU CẦU TÍNH NĂNG KỸ THUẬT CƠ BẢN CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO
1. Nội dung
Hỗ trợ quản lý vận hành kho:
- Quản lý danh mục hàng hóa lưu trữ tại kho.
- Quản lý danh mục địa chỉ giá kệ được thiết kế tại kho.
- Quản lý các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê kho đồng thời tại nhiều kho.
- Quản lý hàng hóa sách lưu trữ tại kho song song theo hai đơn vị thùng và cuốn.
- Sắp xếp hàng trong kho theo địa chỉ giá kệ.
- Xác định chính xác vị trí sách trong kho ở từng thời điểm.
- Gợi ý vị trí khi thực hiện nhập kho hàng.
- Hỗ trợ gợi ý sắp xếp luân chuyển hàng hóa nhằm giảm thời gian xuất hàng.
- Thiết lập báo cáo về công tác nhập kho, xuất kho, tồn kho.
2. Phương thức truy cập
- Truy cập trực tuyến qua tài khoản/Password
- Có thể sử dụng trên máy tính để bàn, máy tính cá nhân, điện thoại và thiết bị trợ giúp cá nhân (PDA)
3. Dung lượng lưu trữ dữ liệu
- Không giới hạn khả năng mở rộng dung lượng lưu trữ dữ liệu phần mềm.
4. Các tính năng
- Phân quyền sử dụng theo người dùng
- Quản lý người dùng
- Quản lý nghiệp vụ Nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê kho
- Quản lý danh mục hàng hóa
- Quản lý danh mục vị trí kho
- Quản lý hàng hóa theo khu vực, vị trí
- Quản lý hàng hóa theo nhiều kho
- Sử dụng đồng thời song song 2 đơn vị hàng hóa là “thùng” và “cuốn” đối với hàng hóa sách.
- Báo cáo tồn kho
5. Phạm vi cung cấp
- Không giới hạn khả năng mở rộng số lượng người dùng
- Không giới hạn số lượng mã hàng hóa
- Không giới hạn khả năng mở rộng thêm kho
DANH SÁCH CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO- WMS
I. Danh mục dịch vụ
| STT | Danh mục dịch vụ | Mô tả dịch vụ | Địa điểm thực hiện |
| 1 | Phần mềm quản lý Kho WMS | Theo mô tả tại mục II Yêu cầu dịch vụ và các phân hệ kèm theo | Kho sách Nhà xuất bản Kim Đồng |
II. Yêu cầu dịch vụ phần mềm quản lý Kho WMS
- Quy trình quản lý của phần mềm đáp ứng được các yêu cầu quản lý kho của đơn vị
- Các mẫu biểu in ra từ hệ thống đảm bảo đứng mẫu theo quy định của đơn vị
- Các biểu mẫu sử dụng trong phần mềm đảm bảo tính tương đồng về mặt cấu trúc dữ liệu với hệ thống biểu mẫu đơn vị đang sử dụng.
- Chuẩn hóa quản lý được các danh mục dữ liệu data như danh mục hàng hóa, danh mục nhân viên, danh mục kho…
- Quản lý báo cáo thống kê các hoạt động nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê kho.
- Hệ thống phần mềm cho phép in được báo cáo theo mẫu và kết xuất được dữ liệu
- Hệ thống phần mềm có các chức năng thông báo, cảnh báo phục vụ cho hoạt động quản lý kho
- Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. Hỗ trợ người dùng sử dụng cả trên trình duyệt web và trên điện thoại và các thiết bị hỗ trợ cá nhân (PDA) chạy 2 hệ điều hành Android và IOS.
- Phần mềm mang tính mở, có khả năng kết nối với các nền tảng khác để trao đổi dữ liệu.
- Hệ thống phần mềm có thể tùy biến trong việc điều chỉnh được các biểu mẫu in, nội dung in.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin, hệ thống có sự giám sát chặt chẽ các thao tác của người dùng:
+ Cho phép phân quyền theo người dùng. Các thông tin hệ thống theo dõi bao gồm: tên đăng nhập, tên nhân viên, công việc thực hiện.
+ Thực hiện phân quyền theo thao tác chức năng của người dùng ( VD: phân quyền theo chức năng: thêm mới, xem, sửa, xóa..)
+ Lưu vết lại các thao tác trên hệ thống như: thêm phiếu xuất kho, thêm phiếu nhập kho, thêm phiếu chuyển kho, sửa phiếu nhập kho…Việc theo dõi này nhằm mục đích biết ai đã thao tác chức năng trên hệ thống, tìm kiếm khi có gian lận xảy ra trong quá trình vận hành. Đồng thời kiểm soát nhằm ngăn chặn người dùng xem các dữ liệu không phù hợp đối với những công việc đã được phân công.
- Bảo mật an toàn hệ thống
+ Bảo mật theo iso 27001
+ Xác thực 2 lớp bằng Authenticator
+ Dùng mật khẩu mạnh
- Đảm bảo tránh rủi ro cho hệ thống khi xảy ra các sự cố như mất điện, lỗi máy chủ hoặc các lý do khách quan khác. Hệ thống quản lý Kho WMS đáp ứng các nguyên tắc sao lưu dữ liệu như sau:
+ Dữ liệu được sao lưu thường xuyên ( hàng ngày, hàng tháng)
+ Tất cả dữ liệu được nhập trên hệ thống được sao lưu trên máy chủ, không phải sao lưu trên máy cá nhân hoặc máy người dùng
+ Có khả năng phục hồi dữ liệu tại bất cứ thời điểm nào.
+ Khi có sự thay đổi hay dữ liệu bị xóa, hệ thống tự động lưu vết và phục hồi dữ liệu khi cần thiết
III. Yêu cầu về năng lực nhà cung cấp dịch vụ
- Đơn vị cung cấp dịch vụ cần phải có đội ngũ chuyên môn tốt, có kinh nghiệm thực hiện các dự án WMS, có quy trình cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
- Đơn vị cung cấp phải bảo đảm các yêu cầu về mặt số lượng, chất lượng dịch vụ, quy trình cung cấp dịch vụ theo đúng nội dung kế hoạch thuê.
- Trong quá trình cung cấp dịch vụ, đơn vị cung cấp dịch vụ cần đảm bảo nhân sự hỗ trợ từ xa, nhân sự hỗ trợ tại chỗ khi có phát sinh sự cố, công việc thuê dịch vụ.
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chất lượng dịch vụ, chức năng, tính năng kỹ thuật theo quy định của nhà nước và các quy định khác của pháp luật.
IV. Các chức năng phần mềm quản lý Kho WMS
STT Phân hệ
1 Hệ thống- người dùng
1.1 Phân quyền tài khoản người dùng
1.2 Quản lý người dùng
1.3 Bảo mật hệ thống
1.4 Nhận thông báo qua điện thoại
1.5 Quản lý danh mục hàng hóa, danh mục kho hàng
2 Quản lý kho
2.1 Tạo mới phiếu nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê kho
2.2 Sửa, xóa các phiếu nhập, xuất, kiểm kê kho
2.3 Tạo mẫu in phiếu xuất nhập kho
2.4 In các phiếu xuất kho, nhập kho, chuyển kho
2.5 Kiểm kê kho theo sản phẩm, theo vị trí bằng quét mã vạch trên điện thoại/ máy PDA
2.6 Cân bằng lại kho sau kiểm kê
2.7 Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính
2.8 Xuất nhập kho bằng quét mã vạch/QR code
2.9 Tạo mã vạch cho hàng hoá
2.10 Sử dụng được trên app mobile
2.11 Tạo và quản lý cùng lúc nhiều kho
2.12 Quản lý kho theo số lô
2.13 Quản lý hàng hóa theo khu vực, vị trí kho
2.14 Cảnh báo tồn kho tối thiểu hàng hóa ở từng vị trí trên web/app
2.15 Theo dõi hoạt động xuất nhập kho trên app
2.16 Truy xuất sản phẩm bằng quét mã vạch, QR code
2.17 Tra cứu tồn kho trên web/ app mobile
2.18 Định nghĩa thùng hàng khi nhập kho, in tem dán nhãn mã vạch
2.19 Chuyển nhanh vị trí từ khu vực tĩnh sang khu vực động
2.20 Cảnh báo tồn kho tối thiếu hàng hóa tại từng vị trí
2.21 Quản lý thừa thiếu hàng hóa giao cho khách hàng
2.22 Quản lý số chuyến xe
2.23 Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá
2.24 Báo cáo tổng hợp tồn kho
2.25 Báo cáo chi tiết xuất nhập tồn kho
2.26 Báo cáo tồn kho theo khu vực/ vị trí
2.37 Báo cáo thao tác người dùng
NHÀ XUẤT BẢN KIM ĐỒNG
